HomeResourcesReactiveer leads die "nu even niet" zeiden met een persoonlijke WhatsApp-campagne

Guide

Reactiveer leads die "nu even niet" zeiden met een persoonlijke WhatsApp-campagne

Je belt leads. Een deel zegt: nu even niet, maar stuur me gerust informatie. Dit is hoe je die mensen terughaalt zonder ze nog een keer te bellen, met één bericht dat direct na het gesprek binnenkomt en een berekening die ze in WhatsApp zelf doen.

Een WhatsApp-campagne vanuit je eigen systeem is een reeks berichten op de officiële WhatsApp Business API, waarbij de contacten en de variabelen uit je CRM komen en de antwoorden, knoppen en formulieren terugkomen in je CRM en in een dashboard. Overtoom bouwt dit als Meta Tech Provider op maat, per klant, op de systemen die de klant al gebruikt.

Wat er gebeurt

Een installateur van thuisbatterijen belt zijn leads na. Veel gesprekken eindigen hetzelfde: interessant, maar nu even niet. Stuur me maar wat informatie. Die mensen zijn niet weg, ze zijn alleen nog niet zover. De vraag is hoe je ze terughaalt zonder een tweede belronde.

De oplossing is één WhatsApp die binnenkomt terwijl het gesprek nog vers is. De adviseur vinkt tijdens het bellen "informatie via WhatsApp" aan, en het bericht staat een minuut later op de telefoon. De lead weet dan al dat het komt, dus het voelt niet als een koude boodschap. Wie niets doet krijgt later een herinnering; wie wel iets doet, hoort direct van de adviseur.

Tijdens het gesprek
De adviseur vinkt "informatie via WhatsApp" aan in het CRM.
Een minuut later
Eerste bericht, met voornaam en één knop: bereken mijn besparing.
Na drie dagen zonder reactie
Herinnering met de brochure, in het avondvenster.
Na acht dagen zonder reactie
Afscheid met een keuze: adviseur of nieuwsbrief.
Bij "bel me"
De adviseur krijgt een WhatsApp met naam, nummer en de ingevulde cijfers.

Waarom de WhatsApp Business API

De mail hadden ze al geprobeerd. Vier redenen waarom dit op WhatsApp wel werkt, in de volgorde waarin ze ertoe doen.

Bijna geen concurrentie om aandacht

In een mailbox vecht je met tientallen afzenders per dag. Op WhatsApp staat je bericht tussen familie en vrienden, en wordt het gelezen op het moment dat het binnenkomt.

Echte interactie, in één kanaal

Je stelt een vraag, de klant antwoordt, en krijgt een berekening terug. Alles in WhatsApp. Elke overstap naar een website of formulier kost mensen onderweg; hier is die overstap er niet.

Herinneren is één bericht

Wie na drie dagen niets deed krijgt een herinnering, alleen die persoon, alleen dan. Geen nieuwe belronde, geen nieuwe mailing.

Je ziet met wie je praat

Bedrijfsnaam, profielfoto en het blauwe vinkje van Meta staan bovenaan de chat. De ontvanger hoeft niet te raden of het bericht echt is.

Zo ziet de afzender eruit

Dit is het echte zakelijke profiel van onze klant Zonneplaneet, zoals de ontvanger het bovenaan de chat ziet: bedrijfsnaam, logo en het door Meta geverifieerde vinkje.

Een calculator in WhatsApp

De knop onder het eerste bericht opent geen website maar een formulier in WhatsApp zelf, een WhatsApp Flow. Dat verwacht je niet in een chat, en dat is precies waarom het werkt. Zo ziet het scherm eruit:

Helder Zonne-energie

Bereken in 1 minuut wat een thuisbatterij u oplevert

Vul uw jaarcijfers in; die staan op uw omvormer of jaarafrekening.

Jaarproductie (kWh)

Jaarverbruik (kWh)

Bereken mijn besparing

Na het versturen komt het resultaat direct terug als gewoon bericht: wat je nu teruglevert, wat een batterij daarvan vasthoudt, en een indicatie in euro per jaar. Daaronder de vraag of een adviseur mag bellen.

Twee velden met validatie, dus er hoeft geen losse tekst gelezen te worden. Het formulier is vooraf door Meta goedgekeurd, net als de berichten eromheen.

CampagnePeter→Helder Zonne-energie

Het gesprek, zoals Peter het ziet.

Peter is een bedachte klant; de berichten zijn de echte tekst van de campagne, met de bedrijfsnaam vervangen.

Voorbeeld

Peter sprak vorige week een adviseur over een thuisbatterij. Hij staat in het CRM met naam, nummer en een vinkje "opvolgen via WhatsApp". Een dag later start de campagne.

Helder Zonne-energie

laatst online

24-uurs servicevenster dicht

Berichten zijn end-to-end versleuteld.

Eén template, een formulier van twee velden en een knop. De rest gebeurt in jouw systeem: de adviseur krijgt een seintje, het dashboard toont waar Peter staat.

Snelheid

Druk op afspelen om het gesprek te zien.

Software én maatwerk

Overtoom werkt hybride. Je krijgt software waar je in werkt, en een koppeling die op maat is voor jouw systemen. Voor een maandbedrag, niet voor een eenmalig bedrag met drie nullen.

Het dashboard

Je logt in en ziet je campagnes, je contacten en wat er per persoon gebeurd is. Leads aanmelden kan hier met de hand, als je systeem dat niet doet.

Elke persoon in precies één status, van "afspraak gemaakt" tot "niet bereikt"
Elk cijfer doorklikbaar naar de berichten eronder
Adviseurverzoeken als werklijst, met wie ze oppakt
Uitschrijvingen automatisch, STOP is STOP

De koppeling met HubSpot

De contacten komen uit HubSpot, de variabelen in het bericht ook, en wat de klant in WhatsApp doet wordt teruggeschreven als je dat wilt. Zo ziet dat eruit voor het voorbeeld:

HubSpot, of elk CRM met een API

Voornaam	de aanhef van het bericht
Telefoonnummer	de ontvanger, gecontroleerd op landcode en opt-out
Informatie via WhatsApp	het vinkje dat de campagne start
Adviseur	wie het seintje krijgt bij "bel me"
Status	teruggeschreven: check gedaan, afspraak, uitgeschreven

Andere velden zijn andere variabelen. De template verandert, de koppeling niet.

Veel software heeft een HubSpot-integratie die vijf procent doet van wat je nodig hebt. Wij vragen wat je wilt doen, en zolang de API van je systeem het aankan, bouwen we het. De HubSpot-koppeling hierboven werkt vandaag zo; wat er nog bij moet, maken we erbij.

Zo staat het in het dashboard

De cijfers hieronder zijn van een demo-run met veertig bedachte contacten. Elke rij is één persoon in precies één status.

Besparingscheck thuisbatterij

“Hoi {{voornaam}}, bedankt voor het gesprek. Wil je weten wat een thuisbatterij je oplevert? Vul in 1 minuut je jaarproductie en jaarverbruik in.”

Verstuurd

Afgeleverd

Gelezen

Check gedaan

Afspraak gemaakt1
Adviseur gesproken, geen afspraak1
Adviseurverzoek open1
Check gedaan, geen vervolg1
Nieuwsbrief aangemeld2
Uitgeschreven1
Niet gereageerd32
Niet bereikt1

Afgeleverd en gelezen komen van WhatsApp zelf. De rest komt uit knoppen, het formulier en wat de adviseur invult. Niets wordt geschat.

Hoe het in elkaar zit

De onderdelen, in de volgorde waarin een contact ze doorloopt. Genoeg om te begrijpen wat er gebouwd wordt, niet genoeg om het zelf na te bouwen.

1
Ophalen uit je systeem
Een koppeling leest de contacten die aan de voorwaarde voldoen, in het voorbeeld het vinkje "informatie via WhatsApp". Bij HubSpot via de API met een webhook op die eigenschap. Het nummer wordt genormaliseerd en gecontroleerd tegen de opt-outlijst voordat het in de campagne komt.
2
Template en Flow
Het eerste bericht is een template die vooraf door Meta is goedgekeurd, met de voornaam als variabele en een knop die de Flow opent. De categorie bepaalt het tarief; voor een opvolging na een gesprek is dat meestal marketing.
3
De reeks met voorwaarden
De campagne is een lijst stappen met een moment en een voorwaarde. Herinnering na drie dagen, alleen voor wie de Flow nog niet deed. Afscheid na acht dagen, alleen voor wie niets deed. Vervolgberichten vallen in een avondvenster. STOP, ook met een leesteken erachter, stopt alles voor dat nummer.
4
Het antwoord terug
Elke knopdruk, elk ingevuld formulier en elke afleverbevestiging komt als webhook binnen en wordt bij het contact opgeslagen. Een "bel me" stuurt de adviseur een WhatsApp met naam, nummer en cijfers, en zet de status in HubSpot op adviseurverzoek. Na het gesprek vult de adviseur in of er een afspraak is; ook dat gaat terug.
5
Eén dienst per klant
Het geheel draait als een eigen dienst per klant op een eigen server, met de WhatsApp Business API rechtstreeks van Meta. Het WhatsApp-nummer staat op naam van de klant en blijft van de klant.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Je betaalt een maandbedrag, soms met een startbedrag erbij. Er zijn altijd twee opties om uit te kiezen. Bedragen staan niet op de site omdat ze afhangen van het aantal stappen en systemen; in een gesprek van een halfuur heb je ze. Daarbovenop betaal je Meta per verstuurde template, zie de pagina over WhatsApp-prijzen.

De doorlooptijd hangt af van twee dingen: de goedkeuring van de templates door Meta, meestal binnen een dag maar soms een week, en hoe schoon de data in je systeem is. De koppeling zelf is het snelste deel.

De ene voorwaarde

Als je systeem een bruikbare API heeft, bouwt Overtoom de koppeling. HubSpot, Pipedrive, Salesforce, AFAS, Exact en de meeste webshops hebben die. Een systeem dat alleen exports kan maken werkt ook, maar dan gaat het antwoord niet automatisch terug. Dat checken we in het eerste gesprek.

Systemen waar dit mee werkt

HubSpotPipedriveSalesforceAFASExactShopify en WooCommerceEen eigen database of spreadsheet

Veelgestelde vragen

Heb ik een apart WhatsApp-nummer nodig?

Ja, een zakelijk nummer op de WhatsApp Business API. Dat kan een bestaand vast of mobiel nummer zijn dat nog niet op WhatsApp staat. Overtoom regelt de aansluiting als Meta Tech Provider; het nummer staat op naam van jouw bedrijf.

Kan dit met een ander CRM dan HubSpot?

Ja. HubSpot is het voorbeeld omdat de koppeling daarvoor werkend is. Elk systeem met een API kan de bron zijn; zonder API werkt een export, maar dan gaat het antwoord niet automatisch terug.

Wat gebeurt er als iemand STOP antwoordt?

Dan stopt de campagne voor dat nummer, ook de herinnering en het afscheid, en de status wordt teruggeschreven als uitgeschreven. Ook STOP met een punt of uitroepteken telt.

Wat kost het versturen bij Meta?

Meta rekent per verstuurde template, met een tarief per land en per categorie. Antwoorden binnen het servicevenster van 24 uur zijn gratis. De uitleg met de actuele tarieven staat op onze pagina over WhatsApp-prijzen.

Lijkt dit op jouw situatie?

Vertel waar je contacten staan en wat je ze wilt vragen.

Een gesprek van een halfuur. Je hoort of het past, wat het kost en hoe snel het kan.

Plan een gesprek

Reactiveer leads die "nu even niet" zeiden met een persoonlijke WhatsApp-campagne

Wat er gebeurt

Tijdens het gesprek

De adviseur vinkt "informatie via WhatsApp" aan in het CRM.

Een minuut later

Eerste bericht, met voornaam en één knop: bereken mijn besparing.

Na drie dagen zonder reactie

Herinnering met de brochure, in het avondvenster.

Na acht dagen zonder reactie

Afscheid met een keuze: adviseur of nieuwsbrief.

Bij "bel me"

De adviseur krijgt een WhatsApp met naam, nummer en de ingevulde cijfers.

Voornaam

de aanhef van het bericht

Telefoonnummer

de ontvanger, gecontroleerd op landcode en opt-out

Informatie via WhatsApp

het vinkje dat de campagne start

Adviseur

wie het seintje krijgt bij "bel me"

Status

teruggeschreven: check gedaan, afspraak, uitgeschreven

Hoe het in elkaar zit

De onderdelen, in de volgorde waarin een contact ze doorloopt. Genoeg om te begrijpen wat er gebouwd wordt, niet genoeg om het zelf na te bouwen.

1
Ophalen uit je systeem
Een koppeling leest de contacten die aan de voorwaarde voldoen, in het voorbeeld het vinkje "informatie via WhatsApp". Bij HubSpot via de API met een webhook op die eigenschap. Het nummer wordt genormaliseerd en gecontroleerd tegen de opt-outlijst voordat het in de campagne komt.
2
Template en Flow
Het eerste bericht is een template die vooraf door Meta is goedgekeurd, met de voornaam als variabele en een knop die de Flow opent. De categorie bepaalt het tarief; voor een opvolging na een gesprek is dat meestal marketing.
3
De reeks met voorwaarden
De campagne is een lijst stappen met een moment en een voorwaarde. Herinnering na drie dagen, alleen voor wie de Flow nog niet deed. Afscheid na acht dagen, alleen voor wie niets deed. Vervolgberichten vallen in een avondvenster. STOP, ook met een leesteken erachter, stopt alles voor dat nummer.
4
Het antwoord terug
Elke knopdruk, elk ingevuld formulier en elke afleverbevestiging komt als webhook binnen en wordt bij het contact opgeslagen. Een "bel me" stuurt de adviseur een WhatsApp met naam, nummer en cijfers, en zet de status in HubSpot op adviseurverzoek. Na het gesprek vult de adviseur in of er een afspraak is; ook dat gaat terug.
5
Eén dienst per klant
Het geheel draait als een eigen dienst per klant op een eigen server, met de WhatsApp Business API rechtstreeks van Meta. Het WhatsApp-nummer staat op naam van de klant en blijft van de klant.

Wat het kost en hoe lang het duurt

De ene voorwaarde

Systemen waar dit mee werkt

HubSpotPipedriveSalesforceAFASExactShopify en WooCommerceEen eigen database of spreadsheet

Veelgestelde vragen

Heb ik een apart WhatsApp-nummer nodig?

Kan dit met een ander CRM dan HubSpot?

Ja. HubSpot is het voorbeeld omdat de koppeling daarvoor werkend is. Elk systeem met een API kan de bron zijn; zonder API werkt een export, maar dan gaat het antwoord niet automatisch terug.

Wat gebeurt er als iemand STOP antwoordt?

Dan stopt de campagne voor dat nummer, ook de herinnering en het afscheid, en de status wordt teruggeschreven als uitgeschreven. Ook STOP met een punt of uitroepteken telt.

Reactiveer leads die "nu even niet" zeiden met een persoonlijke WhatsApp-campagne

Wat er gebeurt

Waarom de WhatsApp Business API

Bijna geen concurrentie om aandacht

Echte interactie, in één kanaal

Herinneren is één bericht

Je ziet met wie je praat

Zo ziet de afzender eruit

Een calculator in WhatsApp

Het gesprek, zoals Peter het ziet.

Software én maatwerk

Het dashboard

De koppeling met HubSpot

Zo staat het in het dashboard

Hoe het in elkaar zit

Ophalen uit je systeem

Template en Flow

De reeks met voorwaarden

Het antwoord terug

Eén dienst per klant

Wat het kost en hoe lang het duurt

De ene voorwaarde

Systemen waar dit mee werkt

Veelgestelde vragen

Heb ik een apart WhatsApp-nummer nodig?

Kan dit met een ander CRM dan HubSpot?

Wat gebeurt er als iemand STOP antwoordt?

Wat kost het versturen bij Meta?

Vertel waar je contacten staan en wat je ze wilt vragen.

Reactiveer leads die "nu even niet" zeiden met een persoonlijke WhatsApp-campagne

Wat er gebeurt

Waarom de WhatsApp Business API

Bijna geen concurrentie om aandacht

Echte interactie, in één kanaal

Herinneren is één bericht

Je ziet met wie je praat

Zo ziet de afzender eruit

Een calculator in WhatsApp

Het gesprek, zoals Peter het ziet.

Software én maatwerk

Het dashboard

De koppeling met HubSpot

Zo staat het in het dashboard

Hoe het in elkaar zit

Ophalen uit je systeem

Template en Flow

De reeks met voorwaarden

Het antwoord terug

Eén dienst per klant

Wat het kost en hoe lang het duurt

De ene voorwaarde

Systemen waar dit mee werkt

Veelgestelde vragen

Heb ik een apart WhatsApp-nummer nodig?

Kan dit met een ander CRM dan HubSpot?

Wat gebeurt er als iemand STOP antwoordt?

Wat kost het versturen bij Meta?

Vertel waar je contacten staan en wat je ze wilt vragen.