Overtoom
EN

Leads opvolgen buiten werktijd via WhatsApp

We gebruiken de WhatsApp Business API om je leads op te volgen. Ze krijgen de kans om een afspraak in te plannen of zich te kwalificeren.

Plan een gesprek

Een halfuur online. Je hoort of het past, wat het kost en hoe snel het kan.

Jamal CederMeta Tech Provider · · 7 min lezen
Meta Tech Provider

Leadopvolging via WhatsApp is een automatisch bericht binnen een minuut na een aanvraag, ook buiten werktijd, met vragen of een link voor een call. Het is bedoeld voor leads die afkoelen voordat een verkoper kan bellen. Het antwoord komt terug in het systeem van het bedrijf. Het WhatsApp nummer blijft eigendom van het bedrijf. Overtoom, Meta Tech Provider in Nederland, bouwt dit per klant op maat op de WhatsApp Business API.

Wil je ook oude leads terughalen die eerder niet reageerden, bekijk dan hoe je stille leads reactiveert met WhatsApp.

Waarom je er meteen moet zijn

Je investeert tijd, energie en geld in advertenties, je website, vergelijkingssites. Een lead die je niet te pakken krijgt, kost dat geld.

Dit is één van de belangrijkste verkoopregels. Op het moment dat iemand interesse toont, is dat niet exclusief voor jou. De interesse kan wegebben. Je moet hun aandacht hebben en vasthouden.

Harvard Business Review publiceerde in maart 2011 een studie onder 1,25 miljoen leads bij 42 Amerikaanse bedrijven. De kans om een lead te kwalificeren was bijna zeven keer zo groot als het bedrijf binnen een uur contact probeerde te leggen, vergeleken met een uur later. Kwalificeren betekende in de studie: een echt gesprek met iemand die beslist.

Leads met geld hebben het overdag vaak druk. Daarom vullen ze formulieren om 20:40 uur of op zondagochtend in. Bellen is dan ongepast.

Dit is geen chatbot. Het is een vaste reeks berichten en een formulier. De templates en het formulier zijn vooraf bepaald en door Meta goedgekeurd. Een automatisch WhatsApp bericht staat klaar met vragen om de lead te kwalificeren of een voorstel voor een vervolgcall.

  1. Dinsdag 20:40

    Sanne vraagt een offerte voor zonnepanelen aan bij Dorpsveld Zonnetechniek, een bedacht installatiebedrijf.

  2. Binnen een minuut

    Ze krijgt een persoonlijk WhatsApp bericht met een bedankje en de vraag of ze drie korte vragen wil beantwoorden.

  3. Direct daarna

    Ze opent het formulier in WhatsApp en vult in: koopwoning, schuin dak op het zuiden, ongeveer 3.500 kWh per jaar. Daarna vraagt het bericht of een adviseur haar morgen mag bellen.

  4. Woensdagochtend

    Ze tikt op "Ja, bel me". In het dashboard staat ze op "verzoek om terugbellen open".

  5. Daarna

    De adviseur belt met haar dak en verbruik voor zich, in plaats van koud.

Twee manieren om te starten

In beide opties bedank je de lead eerst persoonlijk, met zijn voornaam. Je kiest hoe het WhatsApp bericht eruitziet.

Kwalificeren in de chat

  • Je stelt korte vragen via een WhatsApp Flow.
  • De lead tikt de antwoorden in het formulier in de chat zelf.
  • Het antwoord komt gestructureerd terug in jouw systeem.
  • Je belt de volgende ochtend met die informatie.

Meteen bevestigen en een link

  • Je bevestigt ze meteen met een kort bericht.
  • "Hoi {{voornaam}}, bedankt voor je aanvraag. Je kunt alvast reageren op dit bericht. Dan pakken we het zodra we weer open zijn als eerste op. En hier is alvast een link om een call in te plannen."
  • Je team pakt de reacties zodra je weer open bent als eerste op.
  • De lead kiest zelf het moment voor de call.

De rest van de pagina werkt optie 1 uit: het formulier, het dashboard en hoe het gebouwd is.

Waarom WhatsApp, niet mail

Vier kenmerken van WhatsApp leggen uit waarom opvolgen hier werkt.

Het wordt gelezen, en snel

In een meting van 226 berichten bij één klant, 20 augustus tot 7 september 2026, was de mediaan tot openen 26 minuten voor het eerste bericht en 47 minuten voor de herinnering. Geen benchmark. Het ging om een campagne naar mensen die eerder interesse toonden maar al een tijd stil waren. Voor een verse aanvraag is nog geen cijfer.

De inbox tegenover WhatsApp

Er komt veel binnen op je mail. Reageren is lastiger. Het voelt minder persoonlijk. Daardoor voel je geen plicht om te reageren. WhatsApp voelt direct. De drempel is lager. Je krijgt een bericht van het bedrijf waar je net iets aanvroeg. Dat voelt logisch.

Een herinnering kost één bericht

Wie het bericht las maar niets deed, krijgt na twee dagen één herinnering. Alleen die persoon. Alleen als hij las maar geen formulier invulde, geen call inplande, niet antwoordde. Wie STOP antwoordt, ook met een leesteken erachter, krijgt niets meer.

De afzender is zichtbaar een bedrijf

Bovenaan een zakelijke WhatsApp chat staan bedrijfsnaam en logo. Het blauwe vinkje staat er alleen als Meta het gaf, via een Meta Verified abonnement of als officieel zakelijk account. De lead ziet wie er schrijft. Het bericht is persoonlijk: het bevat de voornaam van de lead en een bedankje voor de aanvraag. Alex Hormozi schrijft in $100M Leads: "I never respond to phone calls. But, I reply to direct messages far more."

Aanvraag opvolgenSanne→Dorpsveld Zonnetechniek

Het gesprek, zoals Sanne het ziet.

Sanne is een bedachte lead. De berichten volgen de echte opbouw van een campagne die Overtoom bouwt.

Voorbeeld

Dorpsveld Zonnetechniek krijgt tientallen aanvragen voor zonnepanelen per week. De meeste bezoekers willen eerst weten of hun dak geschikt is. Het bedrijf wil snel reageren, zonder meteen een adviseur aan de lijn.

D

Dorpsveld Zonnetechniek

laatst online

24-uurs servicevenster dicht

Berichten zijn end-to-end versleuteld.

Sanne geeft zelf haar situatie door. Ze beslist zelf of een adviseur mag bellen. Die weet dan al wat zij zoekt.

Snelheid

Dinsdag 20:40. Sanne vraagt een offerte voor zonnepanelen aan bij Dorpsveld Zonnetechniek, een bedacht installatiebedrijf.

Hoi Sanne, bedankt voor je aanvraag bij Dorpsveld Zonnetechniek. Wil je drie korte vragen beantwoorden? Beantwoord vragen

Beantwoord vragen

In WhatsApp opent een formulier met drie vragen over haar woning. Sanne vult in: koopwoning, schuin dak op het zuiden, ongeveer 3.500 kWh per jaar.

Dank je, Sanne. Ik heb doorgegeven: koopwoning, schuin dak op het zuiden, 3.500 kWh per jaar. De adviseur weet nu wat hij voor je kan betekenen.

Mag een adviseur je morgen bellen om je situatie te bespreken? Geen verplichtingen, gewoon even sparren. Ja, bel me / Liever een bericht

Woensdagochtend

Ja, bel me

De adviseur ziet de aanvraag met haar antwoorden. In het dashboard staat ze op "verzoek om terugbellen open".

Druk op afspelen om het gesprek te zien.

Kwalificeren in WhatsApp zelf

Het eerste bericht opent een formulier in WhatsApp zelf. Niet op een website.

De antwoorden komen terug in het systeem van Dorpsveld Zonnetechniek. De adviseur ziet naam, nummer en wat Sanne invulde. Hij belt met die informatie, niet koud.

Het formulier en de templates zijn vooraf door Meta goedgekeurd.

Dorpsveld Zonnetechniek

Jouw offerte voor zonnepanelen

Drie vragen, dan helpt de adviseur je verder.

Ben je eigenaar van de woning?
Wat voor dak heb je, en welke kant ligt het op?
Hoeveel stroom verbruik je ongeveer per jaar?
Verstuur antwoorden

Software én maatwerk

Je krijgt een dashboard om in te werken en een koppeling die precies past bij jouw systemen.

Het dashboard

Inloggen betekent overzicht. Je ziet alle leads in hun huidige status, elk cijfer is doorklikbaar naar de berichten die eronder liggen. Geen export naar Excel, geen handwerk om bij te houden wie waar zit.

  • Elke lead staat in precies één status, nooit in twee tegelijk
  • Elk cijfer op het scherm klik je open om de onderliggende berichten te zien
  • Terugbelverzoeken verschijnen als werklijst voor wie ze moet oppakken
  • Uitschrijvingen gebeuren automatisch, STOP betekent echt STOP

De koppeling met jouw systeem

Je aanvragen komen al ergens binnen. Wij koppelen daarop aan, zodat leads automatisch in het dashboard landen en updates automatisch teruggaan. Geen dubbel werk, geen handmatig overtypen.

Elk CRM of formulier met een API
VoornaamPersoonlijke aanhef in elk bericht
TelefoonnummerOntvanger met controle op landcode en afmelding
Moment van aanvraagStartpunt van het vervolgtraject
VerkoperWie het seintje krijgt bij een terugbelverzoek
StatusTerugschrijven naar het bronsysteem bij wijziging

Andere velden zijn andere variabelen. De template verandert, de koppeling niet.

Veel software biedt een koppeling die een fractie doet van wat je nodig hebt. Wij beginnen met de vraag: wat wil je bereiken? Zolang je systeem een API heeft, bouwen we de brug. Dat kan betekenen dat we velden ophalen die standaard niet worden meegenomen, of dat we een status terugschrijven die je zelf hebt bedacht. Het dashboard blijft hetzelfde, de koppeling wordt van jou.

Zo staat het in het dashboard

Dit is een demo run met 120 verzonnen contacten. Alle statussen en aantallen zijn bedacht. Zo ziet het dashboard eruit als de campagne eenmaal draait.

Opvolging zonnepaneelaanvragen

“Hoi {{voornaam}}, bedankt voor je aanvraag bij Dorpsveld Zonnetechniek. Wil je drie korte vragen beantwoorden?”

120

Verstuurd

117

Afgeleverd

108

Gelezen

31

Formulier ingevuld

  • Afspraak gemaakt9
  • Adviseur gesproken, geen afspraak4
  • Verzoek om terugbellen open3
  • Formulier ingevuld, geen vervolg15
  • Later nog eens6
  • Uitgeschreven4
  • Niet gereageerd76
  • Niet bereikt3

Afgeleverd en gelezen komen van WhatsApp zelf. De rest komt uit het formulier en wat de adviseur invult. Niets wordt geschat.

Hoe het in elkaar zit

De onderdelen, in de volgorde waarin een lead ze doorloopt. Genoeg om te begrijpen wat er gebouwd wordt, niet genoeg om het zelf na te bouwen.

  1. 1

    De trigger uit je systeem

    Een nieuwe aanvraag in je website of CRM start de opvolging. Bij Dorpsveld Zonnetechniek is dat een formulier dat naar HubSpot gaat. De koppeling leest het nieuwe contact, controleert het telefoonnummer op landcode en afmelding, en zet het in de wachtrij. Het nummer moet geldig zijn en niet eerder hebben aangegeven dat het geen berichten wil.

  2. 2

    De template en het formulier

    Het eerste bericht is een template die vooraf door Meta is goedgekeurd, met de voornaam als variabele en een knop die het formulier opent. Het formulier is een WhatsApp Flow, een scherm dat in de chat zelf staat. De vragen zijn wat de adviseur wil weten voordat hij belt.

  3. 3

    De reeks met voorwaarden

    De herinnering gaat naar leads die het eerste bericht lazen maar het formulier niet invulden. Het vervolgbericht valt in een avondvenster. De hele campagne is een lijst stappen met elk een moment en een voorwaarde. STOP met of zonder leesteken stopt alles.

  4. 4

    Het antwoord terug

    Elke knopdruk, elk ingevuld formulier en elke afleverbevestiging komt als webhook binnen en wordt bij het contact opgeslagen. Het volledig ingevulde formulier zet de status op gekwalificeerd. De adviseur ziet in zijn systeem wat er gebeurd is en wie hij moet bellen.

  5. 5

    Een eigen dienst per klant

    Het geheel draait als een eigen dienst per klant op een eigen server, met de WhatsApp Business API rechtstreeks van Meta. Het WhatsApp nummer staat op naam van de klant en blijft van de klant. De koppeling werkt alleen voor die klant. Geen gedeelde omgeving.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Je betaalt Overtoom een maandbedrag, soms met een startbedrag erbij. Er zijn altijd twee opties. De bedragen staan niet op de site, omdat ze afhangen van het aantal stappen en het aantal systemen. In een gesprek van een halfuur krijg je ze te horen.

Daarbovenop betaal je Meta per verstuurde template.

De doorlooptijd hangt van twee dingen af. Ten eerste de goedkeuring van templates door Meta, meestal binnen een dag, soms een week. Ten tweede hoe schoon je data staat. Staan de telefoonnummers al goed en heeft je systeem een bruikbare API, dan is de koppeling zelf het snelste deel.

Zie de pagina over wat Meta per bericht rekent voor de actuele tarieven.

Plan een gesprek

Een halfuur online.

De ene voorwaarde

Je systeem moet een bruikbare API hebben. HubSpot, Pipedrive, Salesforce, AFAS, Exact en de meeste webshops hebben die. Een systeem dat alleen exports kan maken werkt ook, maar dan gaat het antwoord niet automatisch terug naar je systeem. Dat checken we in het eerste gesprek, zodat je weet wat er mogelijk is.

Systemen waar dit mee werkt

HubSpotPipedriveSalesforceAFASExactShopify en WooCommerceEen eigen database of spreadsheet

Veelgestelde vragen

Is dit een chatbot?

Nee. Het is een vaste reeks berichten en een formulier. De templates en het formulier zijn vooraf met Overtoom bepaald en door Meta goedgekeurd. De lead vult het formulier in of plant een call. Er is geen vrij gesprek met een bot.

Mag ik een lead ongevraagd een WhatsApp sturen?

Je stuurt naar mensen die zelf een aanvraag deden en hun nummer gaven. Dat is de grondslag. Toestemming is de voorwaarde en niet de truc. Het formulier waar ze hun nummer invullen moet duidelijk maken dat ze een WhatsApp bericht krijgen. Wie STOP antwoordt, ook met een leesteken erachter, stopt alles.

Wat als iemand niet antwoordt?

Dan krijgt hij na twee dagen een herinnering, alleen als hij het eerste bericht wel las maar niets terugdeed. Antwoordt hij dan ook niet, dan stopt de reeks.

Werkt dit met mijn systeem?

Als je systeem een bruikbare API heeft, bouwt Overtoom de koppeling. HubSpot, Pipedrive, Salesforce, AFAS, Exact en de meeste webshops werken zo. Een systeem dat alleen exports kan maken werkt ook, maar dan gaat het antwoord niet automatisch terug. Dat bespreken we in het eerste gesprek.

Lijkt dit op jouw situatie?

Vertel waar je leads binnenkomen en hoe je ze nu opvolgt.

Een gesprek van een halfuur online. Je hoort of het past, wat het kost en hoe snel het kan.

Plan een gesprek